Financieel beheer van denominaties en organisaties

Naar aanleiding van het Charter tussen de eerste minister, de minister van Justitie en de erkende erediensten en het vrijzinnig humanisme, ondertekend te Brussel op 26 III 2019

Financieel beheer van denominaties en organisaties

INLEIDING

Op 26 maart 2019 werd door eerste minister Charles MICHEL, minister van Justitie Koen GEENS en de vertegenwoordigers van de erkende erediensten en de georganiseerde vrijzinnigheid, het Charter van de beheerders van verenigingen verbonden met erkende erediensten of een erkende levensbeschouwelijke organisatie ondertekend. Voor de protestants-evangelische eredienst tekenden de covoorzitters van de Administratieve Raad van de Protestants-Evangelische Eredienst (ARPEE), dr. Geert W. LOREIN en ds. Steven H. FUITE. Het Charter bevat een Pact van engagementen voor de beheerders van verenigingen en voor elkeen met een materiële en/of financiële beheersverantwoordelijkheid in verenigingen verbonden met erkende erediensten of een erkende levensbeschouwelijke organisatie (in ’t kort: Pact financieel beheer), met regels omtrent financiële transparantie en in het algemeen het goede beheer van alle levensbeschouwelijke organisaties. De representatieve organen van de erkende erediensten en het vrijzinnig humanisme verbinden er zich in het Charter toe de principes van het Pact intern te communiceren en hierover vorming te geven. Binnen de ARPEE wordt dit uiteraard verder uitgewerkt door de vleugels, in ons geval dus door de Federale Synode van Protestantse en Evangelische Kerken in België. Denominatievoorzitters en voorzitters van verenigingen, erkend door de Federale Synode, hebben ditzelfde engagement (vorming en adviezen op basis van het Pact) ondertekend te La Hestre op 23 november 2019. Dit Charter is gebaseerd op de eerdere Verklaring van 13 juni 2018, eveneens ondertekend door de Eerste Minister, de minister van Justitie en de representatieve organen van de erkende erediensten en de georganiseerde vrijzinnigheid. 

Deze brochure is bedoeld voor de ‘beheerders’ (de algemene term in deze brochure voor personen met een materiële en/of financiële verantwoordelijkheid) van ‘verenigingen’ (de algemene term in deze brochure voor denominaties, kerkgemeenten, erkende organisaties enz. verbonden met de Federale Synode). 3 Er zullen 16 principes verduidelijkt en praktisch toegelicht worden. Deze principes zijn van toepassing op het beheer van alle goederen (zowel roerende als onroerende) van de vereniging die aan de vereniging geschonken, verkocht of toevertrouwd zijn om haar doel te kunnen verwezenlijken. Het beheer over deze goederen is gedelegeerd aan gemachtigde personen van de vereniging (= ‘beheerders’). Op het beheer van deze goederen is uiteraard de wetgeving van de burgerlijke overheid van toepassing (het economisch recht, het vennootschapsrecht, het recht inzake vzw’s, stichtingen en ivzw’s, het burgerlijk recht, het sociaal recht, het fiscaal recht, het strafrecht).

PRINCIPES

Principe 1: rechtspersoonlijkheid

Uit de Verklaring van 13 juni 2018: In dat kader [financiële transparantie en integriteit] verklaren de minister van Justitie en de representatieve organen van de erkende erediensten en de georganiseerde vrijzinnigheid dat ze: de interne entiteiten van de erkende erediensten en de georganiseerde vrijzinnigheid zullen aanmoedigen om een rechtspersoon op te richten zoals een vzw, ivzw, private stichting of stichting van openbaar nut.

Om de transparantie van verenigingen binnen de Federale Synode te bevorderen worden kerkgemeenten en organisatie aangemoedigd om een rechtspersoon op te richten. In de meeste gevallen zal dit een vzw zijn en geen ‘feitelijke vereniging’. Een feitelijke vereniging heeft immers geen rechtspersoonlijkheid. Het zijn namelijk individuele leden die zich persoonlijk verbinden (en persoonlijk verantwoordelijk zijn) tot de verplichtingen van de vereniging. Een feitelijke vereniging is wettelijk niet gedefinieerd en heeft geen juridische grond1. Een vzw heeft wel een rechtspersoonlijkheid en kan in eigen naam en voor eigen rekening goederen verwerven en beheren, contracten afsluiten, aansprakelijk zijn, leningen aangaan, … De individuele leden zijn niet persoonlijk verantwoordelijk voor de verplichtingen van de vereniging (voor zover er geen sprake is van fraude of zware fouten). Dit betekent een bescherming voor de beheerders. 1 Opgelet: een feitelijke vereniging kan wel voor de rechtbank worden gedaagd! 4 Een vzw is onderworpen aan wettelijke bepalingen inzake oprichting (opstellen van statuten die gepubliceerd moeten worden in het Belgisch Staatsblad), bestuur (samenstelling van de algemene vergadering en het bestuursorgaan) en financieel beheer (boekhouding, opmaken en indienen jaarrekening en balans bij de griffie (of eventueel NBB), aangifte rechtspersonenbelasting via BIZTAX en patrimoniumtaks op het Registratiekantoor), waardoor financiële transparantie mogelijk is.

Principe 2: werknemers in orde met sociale zekerheid

Uit het Pact: Ik verbind me ertoe bij het uitoefenen van mijn functie [als beheerder] de in België toepasselijke regelgeving te respecteren en in het bijzonder de sociale regelgeving voor elke bezoldigde contractuele indienstneming; Artikel 7.3 uit het Huishoudelijk Reglement van de Federale Synode: Predikanten dienen te voldoen aan de regels van fiscaliteit en sociale zekerheid.

Indien de vereniging iemand in dienst wenst te nemen (bv. een predikant), dan heeft dat niet alleen financiële maar ook administratieve gevolgen. Naast de fiscale wetgeving legt ook de sociale wetgeving heel wat verplichtingen op. Bij het aanwerven van personeel dient de vereniging zich in te schrijven bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). Tevens moet, voor de indienstneming van de werknemer, een Dimona-aangifte bij de RSZ ingediend worden. Per kwartaal moeten dan de loon- en prestatiegegevens aan de RSZ worden doorgegeven, zodat zij kunnen berekenen hoeveel sociale bijdrage de vereniging, als werkgever, verschuldigd is. De vereniging is ook verplicht om een arbeidsongevallenverzekering af te sluiten voor de medewerker. Bovendien moet er een arbeidsovereenkomst en arbeidsreglement opgesteld worden.

Indien de vereniging niet voldoet aan de verplichtingen, kan de arbeid van de werknemer als zwartwerk worden aanzien. Dit kan enerzijds zware boetes tot gevolg hebben, maar kan anderzijds voor de werknemer betekenen dat hij zijn sociale zekerheid verliest (geen opbouw van pensioenrechten, geen vakantiegeld, geen eindejaarspremie, …). De sociale wetgeving is niet eenvoudig en verandert voortdurend. Het is aangewezen om een beroep te doen op een sociaal secretariaat om de vereniging bij te staan in al deze aspecten.

Principe 3: bijhouden vrijwilligersregister

Uit het Pact: Ik verbind me ertoe bij het uitoefenen van mijn functie [als beheerder] de in België toepasselijke regelgeving te respecteren en in het bijzonder […] de regelgeving betreffende vrijwilligers indien door het bevoegde orgaan is beslist om van dergelijke dienst gebruik te maken en toepasselijke regelgeving op alle personen die in het kader van het doel van de vereniging onbezoldigd diensten aanbieden.

Naast een betaalde medewerker zijn in verenigingen dikwijls heel wat vrijwilligers actief. Vrijwilligers krijgen geen loon uitbetaald, maar kunnen eventueel voor onkosten vergoed worden. De werkelijke onkosten kunnen terugbetaald worden mits de vrijwilliger een bewijs van deze onkosten kan voorleggen. Een andere mogelijkheid is de forfaitaire onkostenvergoeding, maar deze vergoeding is onderworpen aan bepaalde grenzen. Naast de forfaitaire vergoeding kan een kilometervergoeding betaald worden voor max. 2000 kilometer per jaar.

Voor de uitbetaling van forfaitaire vergoedingen is een bewijsstuk nodig in de boekhouding. Dit kan door een nominatieve lijst op te maken waarin, voor elke dag dat een onkostenvergoeding toegekend wordt, per vrijwilliger de uitgekeerde sommen vermeld worden. Het is belangrijk deze nominatieve lijst correct op te stellen om hoge boetes, opgelegd na een boekhoudkundige controle door de Administratie, te vermijden.

Naast deze lijst moeten veel vzw’s ook een vrijwilligersregister bijhouden, ongeacht of de vrijwilligers worden vergoed en onafhankelijk van het vergoedingssysteem. Het doorslaggevende criterium is het feit of de vrijwilligers al dan niet onder het gezag van de vereniging werken. Dit betekent dat de vereniging duidelijke richtlijnen geeft over tijdstip, plaats en wijze van het uitvoeren van het vrijwilligerswerk. Er is een band van ondergeschiktheid tussen de vzw en de vrijwilliger op een gelijkaardige wijze als een betaalde werknemer. Voor elke vrijwilliger worden in dit register naast de persoonsgegevens (naam, adres, geboorteplaats en -datum, geslacht, rijksregisternummer en identiteitskaartnummer) ook de datum van in- en uitdiensttreding vermeld.

In het geval er geen gezagsrelatie is en de vrijwilligers volledig zelf kunnen bepalen hoe zij het vrijwilligerswerk invullen, is een vrijwilligersregister niet verplicht, maar kan het nuttig blijven om een 6 lijst bij te houden van de vrijwilligers. Deze lijst kan ook dienen om een correcte aangifte te doen voor de verplichte vrijwilligersverzekering.

Principe 4: boekhouding op orde

Uit het Pact: Ik verbind mij ertoe de rechten op de goederen van de vereniging, de opbrengsten en de gemaakte kosten zonder uitzondering te registreren in de boekhouding van de rechtspersoon, in het bijzonder contante giften (gedane of ontvangen) of doorstortingen.

Artikel 9.5 van het Huishoudelijk Reglement (Deontologische code) van de Federale Synode: Openheid in kerkelijke financiën dient nagestreefd te worden, zonder het misbruiken van vertrouwelijke of persoonlijke gegevens.

Het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) legt aan verenigingen de verplichting op om een boekhouding te voeren. Afhankelijk van de grootte van de vereniging zal men een vereenvoudigde boekhouding (= kasboekhouding) of een dubbele boekhouding moeten voeren. In de praktijk zal voor een kerkgemeente of een kleine organisatie een kasboekhouding volstaan.

In de boekhouding zullen alle inkomsten en uitgaven in contant geld of via de zichtrekening moeten opgenomen worden. Al deze operaties moeten zonder vertraging, getrouw, volledig en naar tijdsorde ingeschreven worden in een ongesplitst dagboek. ‘Ongesplitst’ betekent dat men geen dagboek heeft per financiële rekening of kas, maar dat alle ontvangsten samen en alle uitgaven samen in één dagboek worden geschreven. Elke boeking geschiedt aan de hand van een extern of intern verantwoordingsstuk. Externe verantwoordingsstukken zijn o.a. facturen, kassabonnetjes, onkostennota’s. Een intern verantwoordingsstuk is een bewijs dat eigenhandig is opgemaakt en ondertekend door één of meerdere verantwoordelijken. Ook diaconale ondersteuning moet in de boekhouding worden opgenomen, zij het op een wijze dat niet iedereen met inzage in de boekhouding weet wie er diaconale steun heeft ontvangen.

Elke euro die in de ruimte van gelovigen / kerkgemeente / predikant passeert, moet ergens in een boekhouding zijn terug te vinden.

Daarnaast zal de vzw jaarlijks een inventaris moeten opmaken van alle bezittingen (gronden, gebouwen, installaties, machines, voorraden), vorderingen, schulden (t.o.v. belastingen, leveranciers, …), rechten (bv. 7 toegekende subsidies of schenkingen) en verplichtingen (hypotheken, gegeven waarborgen).

Jaarlijks keurt de algemene vergadering van de vzw de jaarrekening van het voorbije boekjaar en de begroting van het daaropvolgende boekjaar goed. Bij een kasboekhouding wordt een vereenvoudigd model van de jaarrekening opgemaakt en deze wordt neergelegd op de griffie van de ondernemingsrechtbank. Het niet neerleggen van de jaarrekening kan de ontbinding van de vzw tot gevolg hebben.

Door consequent en zorgvuldig de boekhouding op orde te houden, krijgen zowel u als de bevoegde instanties een duidelijk zicht op de financiële toestand van uw vereniging.

Principe 5: doorstortingen vermijden

Uit het Pact: Ik verbind me ertoe de financiële verrichtingen van de vereniging rechtstreeks uit te voeren op de bankrekening van de rechtspersoon en persoonlijk geen inkomsten te genereren of uitgaven te doen buiten de boekhouding van de desbetreffende rechtspersoon.

Dit principe kan het best uitgelegd worden aan de hand van een voorbeeld: vereniging A koopt iets aan bij leverancier B. Beheerder C betaalt echter leverancier B van zijn privérekening. Nadien vraagt beheerder C de terugbetaling van de aankoop (aan de hand van het bewijsstuk) aan de vereniging. In dit geval spreken we van een driehoeksbetaling (A-B-C). Voor de financiële transparantie is het beter om dergelijke doorstortingen te vermijden en vereniging A steeds rechtstreeks de factuur te laten betalen op de rekening van leverancier B zonder tussenkomst van beheerder C.

Wat in ieder geval niet kan, is dat de predikant een gift krijgt en een betaling doet en beide dan maar buiten de boekhouding houdt.

Principe 6: Four Eyes Principle

Uit het Pact: FOUR EYES PRINCIPLE – Opdat het gemeenschappelijk goed steeds zou prevaleren boven het particuliere belang, verbind ik mij ertoe elke handeling die een verbintenis voor de instelling meebrengt te laten handtekenen door ten minste twee bevoegde personen. Dat is het geval voor onder andere de bestelbonnen, de goedkeuring van facturen, de betalingen, de personeelsaanwervingen en de financiële beleggingen. 8 Daarbij dient rekening gehouden te worden met wettelijke uitzonderingen betreffende bevoegde ondertekenaars, evenals met eventuele maximumbedragen voor de verschillende verantwoordelijkheidsniveaus;

II Korinthe 8:20-21: Wij proberen het immers te vermijden dat iemand ons verdacht zou maken vanwege dit grote bedrag waar wij zorg voor dragen, wij, die bedacht zijn op wat goed is, niet alleen voor de Heere, maar ook voor de mensen.

Het vier-ogen-principe is een beheers- en controleprincipe van de boekhouding van een organisatie of een vereniging.

Dit principe berust op het feit dat meerdere personen (minstens twee, zoals uitgedrukt door de naam van het principe) een controle of een verificatie op een verrichting (betaling, ondertekening van een contract, aanwerving…) uitoefenen. Deze personen moeten expliciet hun toestemming geven, zodat deze verrichting kan worden uitgevoerd, ingeboekt en goedgekeurd door de organisatie.

Binnen een vzw is het wenselijk om de functies goed te scheiden. Voor een betaling is het ideaal dat vier personen kunnen betrokken worden: degene die de betalingsopdracht geeft is een andere persoon dan degene die het uitvoert, de persoon die de betaling inboekt moet ook een andere persoon zijn dan de penningmeester van de organisatie die het toezicht houdt over de rekeningen.

Ook al heeft dit principe het nadeel om de procedure te belasten, toch heeft het duidelijk verscheidene voordelen:
− De rollen en functies binnen de organisaties zijn goed gedefinieerd. Iedereen kent zijn/haar plaats en de verantwoordelijkheden zijn hiermee verdeeld tussen verscheidene personen.
− Het foutenrisico is beperkter. Als er maar één persoon is die handelt, is het foutenrisico groter dan wanneer er meerdere personen een verrichting of beslissing controleren.
− Het risico op fraude is ook beperkt. Wil men fraude plegen zouden immers verschillende personen het eens moeten worden om frauduleus te handelen.

Indien het niet mogelijk is om vier personen te vinden voor de vier functies, dan moeten er steeds minstens twee personen betrokken zijn.

Principe 7: scheiding tussen financiën kerkgemeente en financiën predikant

Uit het Pact: De scheiding tussen de goederen van de vereniging en het privévermogen van de beheerders moet absoluut zijn. Indien er een risico bestaat op belangen- of vermogensconflict, moet zulks worden uitgeklaard voor of tijdens de uitoefening van het mandaat. Ik verbind mij ertoe bij het uitoefenen van mijn functie van beheerder van goederen van de vereniging deze goederen te scheiden van mijn privévermogen en van eventuele andere beheerdersfuncties;

Er moet een duidelijke scheiding worden gemaakt tussen de financiën van de vereniging en de privévermogens van beheerders. Dit principe is ook toepasbaar op het vermogen van de kerkgemeente en het privévermogen van de predikant. De vereniging/kerkgemeente heeft haar eigen bankrekening, kas en vermogen en de beheerder/predikant heeft zijn privérekening en vermogen. Het moet te allen tijde en ondubbelzinnig duidelijk zijn wat het vermogen is van de vereniging en wat privévermogen is. Het is dus van belang dat er een vereniging (vzw) bestaat: zie Principe 1: rechtspersoonlijkheid.

Het kan bijvoorbeeld niet zijn dat de predikant moet opdraaien voor kosten van de kerkgemeente vanuit zijn eigen portefeuille. Anderzijds kan de predikant niet zomaar geld van de kerkgemeente gebruiken voor persoonlijke doeleinden en kunnen privébetalingen niet gefinancierd worden vanuit de rekening van de kerkgemeente. En wat absoluut niet kan is dat een predikant (een deel van) de collecte in zijn eigen zak steekt.

Elke financiële transactie binnen de vereniging is enkel ten behoeve van de vereniging en zij moet opgenomen worden in de boekhouding aan de hand van een bewijsstuk (zie Principe 4: boekhouding op orde). Schenkingen van goederen aan de vereniging moeten duidelijk gedocumenteerd worden in de notulen en de inventaris van de vereniging, zodat er geen onduidelijkheid bestaat van wie de goederen zijn en wie er zeggenschap over heeft.

Een zorgvuldig bijgehouden boekhouding en inventaris in de vereniging zullen ertoe bijdragen het vermogen van de vereniging duidelijk te omschrijven.

Principe 8: familiale banden

Voor een goede werking van een vereniging is het belangrijk beslissingen te nemen in overleg met personen met diverse talenten, vaardigheden en achtergronden, maar ook dat er een duidelijke scheiding is van functies in de bestuursorganen.

Dit betekent dat de bestuursmandaten (voorzitter, secretaris, penningmeester) van de vereniging niet worden verdeeld onder de predikant, zijn echtgenote en hun bloedverwanten. Het moet ook worden vermeden dat een predikant die wordt betaald door de vereniging, ook nog een bestuursmandaat in de vereniging opneemt.

Het in acht nemen van dit principe voorkomt belangenvermenging waarbij het eigenbelang van de predikant en zijn gezin zou gaan primeren boven het algemeen belang van de vereniging. Op deze manier is ook het risico op vermenging van privévermogen met het vermogen van de vereniging veel kleiner en kan er veel efficiënter toezicht worden gehouden op het reilen en zeilen van de vereniging.

In sommige kerkgemeenten is vanuit het verleden een situatie ontstaan waarbij de predikant en zijn gezinsleden alle bestuursmandaten op zich namen binnen de vereniging. Het is aan te raden om uit te zien naar bekwame, onafhankelijke kerkleden om hun bestuursmandaten over te dragen.

Principe 9: terugbetalingen alleen als aan voorwaarden is voldaan

Uit het Pact: Ik verbind me ertoe goedgekeurde voorschotten van personen voor de betaling van nodige aankopen voor de vereniging uitsluitend terug te betalen op voorlegging van (originele) facturen, vergezeld van ondertekende schuldvorderingen of ondertekende onkostennota’s;

In het kader van een vzw is er een duidelijke verdeling van de verantwoordelijkheden: de leden van de vzw hebben binnen de algemene vergadering (AV) de hoogste beslissings- en goedkeuringsbevoegdheid. Binnen de algemene vergadering worden leden verkozen om het bestuursorgaan te vormen. Het bestuursorgaan heeft zowel algemene bestuursbevoegdheden (bv. financiële transacties) en vertegenwoordigingsbevoegdheden (bv. contracten ondertekenen) als residuele 11 bevoegdheden in de domeinen die niet direct toegekend zijn aan de algemene vergadering.

Voor meer duidelijkheid en snelheid is het mogelijk om het dagelijkse bestuur van de vzw te delegeren aan een persoon in het bijzonder (lid of geen lid van de vzw). Deze persoon mag dus, in het kader van zijn/haar statutaire bevoegdheden of per expliciet mandaat van het bestuursorgaan, de vzw vertegenwoordigen en namens haar handelen.

Ten slotte zou het kunnen gebeuren dat een lid van de vzw iets koopt met eigen geld, om zich daarna te laten terugbetalen door de vzw. Dit moet zo veel mogelijk vermeden worden (zie Principe 5: doorstortingen vermijden), maar toch kunnen bepaalde situaties het vereisen.

In al deze gevallen is het belangrijk het beslissingskader te respecteren: enkel de uitgaven die overeenstemmen met een beslissing van de bevoegde organen mogen worden terugbetaald. Het kan een beslissing zijn van de AV, van het bestuursorgaan of van het dagelijkse bestuur, maar de actie die resulteert uit die beslissing moet expliciet aangevraagd worden. Niemand kan op eigen initiatief een uitgave verrichten en een terugbetaling aanvragen zonder dat het bevoegde orgaan daarmee heeft ingestemd.

Bovendien is het duidelijk dat de aangevraagde terugbetaling moet overeenkomen met de reële uitgave. Men kan niet méér terugvragen dan wat echt is uitgegeven.

Principe 10: periodieke hernieuwing mandaten met kwijting

Uit het Pact: Ik verbind mij ertoe de bepalingen in de statuten te volgen over de hernieuwing van mijn bestuursfunctie;

In het kader van een vzw vraagt de wet om expliciet duidelijk te maken in de statuten wat de verschillende bestuursorganen zijn (bestuursorgaan, algemene vergadering en de afgevaardigden voor het dagelijkse bestuur) en hoe hun leden worden verkozen.

De leden van het bestuursorgaan worden verkozen door het orgaan met het hoogste gezag, namelijk de algemene vergadering, die alle stemgerechtigde leden van de vereniging samenbreng.

Bovendien moet de duur van de mandaten voor deze bestuurders duidelijk vermeld staan in de statuten van de vereniging.

De algemene vergadering zal er dus op toezien dat de mandaten worden vernieuwd of zal ervoor zorgen dat nieuwe beheerders worden verkozen conform de voorschriften en de voorziene duur in de statuten. In het geval dat een beheerder zijn/haar functie zou verlaten, zal de algemene vergadering hem/haar kwijting geven voor wat zijn/haar activiteiten binnen de vzw betreft.

Bovendien zal de algemene vergadering ervoor zorgen dat zij expliciet kwijting verleent aan de beheerders voor hun beheer van de vzw tijdens het afgelopen jaar, in het bijzonder voor wat de financiële aspecten van de vzw betreft.

De ervaring op het terrein heeft in de loop van de laatste jaren bewezen dat bepaalde kerken de gewoonte hadden om dezelfde verantwoordelijken te behouden, zonder hun mandaat te hernieuwen, en dat gedurende vele jaren. In het kader van een gezonde kerk is het belangrijk dat men zijn plaats kan afstaan wanneer het moment aangebroken is. Dit komt de goede werking van de kerk en een grotere betrokkenheid van de jongere mensen ten goede.

De mandaten moeten in ieder geval correct worden vermeld in het Staatsblad.

Principe 11: alleen beleggingen met kapitaalbescherming

Uit het Pact: Ik verbind me ertoe te waken over of over te gaan tot financiële beleggingen die het behoud van het geïnvesteerde kapitaal garanderen en die daarop een passend rendement opleveren. Ik verbind me er eveneens toe indien nodig daartoe advies van experts in te winnen;

In het geval van belangrijke reserves zou de vzw geld kunnen gaan beleggen. Omdat het niet om privégeld gaat maar om het geld van de vereniging, zal de algemene vergadering van de vzw geraadpleegd moeten worden. Bovendien zullen de investeringen moeten worden beheerd als een “goede huisvader”, en niet met beleggingsmethodes die een kapitaalsrisico inhouden. Daarom wordt gevraagd om enkel investeringen te kiezen met kapitaalbescherming d.w.z. dat het belegde 13 kapitaal nooit zal kunnen verminderen maar enkel kan toenemen in de loop der jaren. Deze investeringen hebben een lager rendement maar tegelijkertijd ook een veel kleiner risico. Daar het een gezamenlijk kapitaal is, staat de veiligheid voorop om financiële verliezen te vermijden. Principe 12: archivering van financiën en bestuursvergaderingen Uit het Pact: Ik verbind me ertoe een behoorlijke archivering van de documenten te verzekeren en voornamelijk van de beraadslagingsverslagen van de organen en de eigendomstitels van de vereniging. Om transparantie te blijven verzekeren is het belangrijk om alle belangrijke documenten van de vereniging op papier of digitaal (in PDF/A-formaat) te archiveren.

Voor boekhoudkundige stukken (dagboek, jaarrekening, rekeninguittreksels, …) geldt een wettelijke bewaringstermijn van 7 jaar beginnend op 1 januari van het jaar na de afsluiting van het boekjaar2. Voor een lening moeten deze stukken worden bewaard tot de lening terugbetaald is.

Daarnaast is het belangrijk om de notulen, ledenlijsten en beslissingen van het bestuursorgaan bij te houden. De wet voorziet dat de vereniging een register houdt van de beslissingen genomen door de algemene vergadering. Alle leden moeten dat register kunnen raadplegen. De wet bepaalt geen bewaringstermijn voor deze stukken, maar het is verstandig de stukken te bewaren gedurende het bestaan van de vzw en tot vijf jaar na het einde van de vzw. Na deze periode is archivering bij Evadoc (= protestants-evangelisch archief- en documentatiecentrum) aangewezen.

Principe 13: geen privéwinst door stervensbegeleiding

Artikel 909 van het Burgerlijk Wetboek: Doctors in de genees-, heel- en verloskunde, officieren van gezondheid en apothekers, die een persoon hebben behandeld gedurende de ziekte waaraan hij overleden is, kunnen 2 CBN-advies 2016/22 – Bewaring van boeken en verantwoordingsstukken bij een geïnformatiseerde boekhouding – Advies van 28 september 2016. 14 geen voordeel genieten van beschikkingen onder de levenden of bij testament, die hij, in de loop van die ziekte, te hunnen behoeve mocht hebben gemaakt. […] Dezelfde regels worden in acht genomen ten aanzien van de bedienaren van de erediensten en andere geestelijken, alsmede ten aanzien van de afgevaardigden van de Centrale Vrijzinnige Raad.

Artikel 7.6 van het Huishoudelijk Reglement (Deontologische code) van de Federale Synode: Predikanten mogen geen financieel voordeel ontvangen vanuit stervensbegeleiding, noch door middel van een gift, noch door middel van een testament.

Dit wetsartikel is heel duidelijk. Het heeft als doel om te vermijden dat iemand zou misbruik maken van de lichamelijke en emotionele zwakte van een persoon die ziek is en op sterven ligt.

Een zieke of stervende persoon zou een gift of een legaat ten gunste van een vereniging kunnen nalaten. We bevelen sterk aan om, indien dit het geval is, met een notaris te werken om verwarring te vermijden en een toekomstige juridische zekerheid te garanderen.

Principe 14: leningen schriftelijk documenteren

Artikel 9.6 van het Huishoudelijk Reglement (Deontologische code) van de Federale Synode: Leningen worden steeds schriftelijk gedocumenteerd.

In het kader van een vereniging moet elke financiële stroom worden gerechtvaardigd. Een schriftelijk bewijs (factuur, onkostennota, …) zou steeds moeten worden verstrekt. Hetzelfde geldt voor leningen. Indien een vzw geld leent bij een bankinstelling of een privépersoon, is het heel belangrijk dit schriftelijk goed vast te leggen: het bedrag, de datum, de terugbetalingsvoorwaarden en de rentevoet moeten expliciet worden genoteerd en dit document moet zorgvuldig bewaard worden door de vzw.

Zo zullen conflicten, veroorzaakt door een verschillende opvatting van de leningsvoorwaarden door de vzw of degene die het geld te leen heeft gegeven of diens erfgenamen, vermeden kunnen worden.

Principe 15: plaatselijke gemeenschappen niet overrulen door buitenlandse giften

Uit het Pact: Ik verbind me ertoe financieringen die rechtstreeks of onrechtstreeks uit het buitenland komen en die afbreuk zouden kunnen doen aan de onafhankelijkheid van mijn vereniging te voorkomen, alles in het werk te stellen om de transparantie en de integriteit van de financiële stromen binnen de entiteiten van mijn vereniging te waarborgen

Heel wat evangelische gemeenschappen in België hebben een nauwe band met kerken in het buitenland, voornamelijk door hun geschiedenis of hun samenstelling. Iedereen moet er echter over waken dat de financiële onafhankelijkheid in de beslissing en het beheer van hun vereniging wordt gewaarborgd. Eenmalige of regelmatige giften uit het buitenland mogen aanvaard worden maar zouden het beheer van de vzw op Belgisch vlak niet mogen beïnvloeden. Bovendien moeten de geldstromen vanuit het buitenland steeds zorgvuldig worden geregistreerd en altijd schriftelijk worden verantwoord.

We willen hetzelfde principe toepassen indien de geldstromen in de tegenovergestelde richting gaan: als we een project in het buitenland ondersteunen, zullen we niet proberen om de lokale gemeenschappen te sturen maar zullen we hun leden en hun tradities/beslissingen/… respecteren.

Principe 16: geen controle op geven van giften of tienden

De Federale Synode heeft een tekst gepubliceerd over haar positie t.o.v. financiële giften (tekst over de tiende3). Deze tekst vermeldt in zijn algemene conclusie: In protestants-evangelische kerken is het geven van de tienden altijd vrijwillig en vrij, en een uitdrukking van dankbaarheid en toewijding. Er is geen controle op de mensen die verkiezen om te geven, noch op hen die verkiezen om niet te geven. Uiteraard is het nodig om de Kerk te steunen op financieel vlak: de subsidies zullen niet volstaan en vrijgevigheid is belangrijk. In ieder geval is het ontoelaatbaar dat de tiende wordt opgelegd door middel van bedreigingen. We zijn protestantsevangelisch: we onderwijzen het Woord en iedere gelovige heeft zijn 3 Gehele tekst: http://fedsyn.be/2014/wp-content/uploads/2015/05/FS-de-tiende.pdf 16 persoonlijke verantwoordelijkheid. Het is voor de predikant ontoelaatbaar om de tienden persoonlijk van de gelovigen uit de gemeente te vragen.

Als kerken worden we geroepen om het gehele Woord van God te onderwijzen en de principes van gulheid en vrijgevigheid zijn heel belangrijk zowel in het Oude Testament als in het Nieuwe Testament. Christenen worden geacht geld te voorzien voor het onderwijs en de eredienst, dienen erop toe te zien dat de werkers van de kerk geen nood kennen, noch in hun persoonlijke behoeften, noch wat betreft de onkosten voor de uitoefening van hun taak, en moeten zorgdragen voor mensen die noden kennen en die buiten de beschermende vangnetten van onze maatschappij vallen.

Maar het Woord van God spreekt ons ook van persoonlijke verantwoordelijkheid: de tiende en offergaven moeten vrij en vrijwillig blijven en elke vorm van druk, bedreiging of controle via het onderwijs, de prediking of individuele gesprekken zijn niet te verdedigen.